職場經(jīng)理告訴你商務(wù)英語電子郵件書寫格式和注意點(diǎn)

剛踏入職場的你，商務(wù)英語電子郵件你都會(huì)了嗎？你想在工作當(dāng)中發(fā)電子郵件怎么樣才能不尷尬不出錯(cuò)嗎？今天小編整理了職場經(jīng)理說的關(guān)于商務(wù)英語電子郵件書寫格式以及注意的點(diǎn)，還不會(huì)的請往下看了。

一、商務(wù)英語電子郵件的格式

常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：

1、寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

注意：

1）盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫跟郵件內(nèi)容直接相關(guān)聯(lián)系人的郵箱。其他相關(guān)人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

2）不是郵件內(nèi)容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學(xué)習(xí)慣性抄送一大堆相關(guān)和不相關(guān)的人，這是不可取的。

3）如果不想讓收件人知道你同時(shí)把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。

4）需要添加多個(gè)收件人或者抄送人的時(shí)候，一般會(huì)按照職位高低進(jìn)行排序。

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? ? ? 2、標(biāo)題

注意：

1）一定不要發(fā)空白標(biāo)題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會(huì)故意這么做，有可能是想先寫好郵件再定標(biāo)題，但最后直2）接空白標(biāo)題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，先把標(biāo)題寫好。

3）標(biāo)題應(yīng)「簡明扼要」，能反應(yīng)文章內(nèi)容或者重要性，不宜冗長。

4）標(biāo)題里應(yīng)盡量不用特殊符號和長串的數(shù)字，以免郵件被放進(jìn)對方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。

5）回復(fù)對方郵件的時(shí)候，可以根據(jù)需要更改標(biāo)題，不要一長串"RE"。比如要回復(fù)收件人關(guān)于一款小黃人設(shè)計(jì)圖的問題，郵件標(biāo)題就可以簡單地描述如下：RE:Art work of minions item。

3、稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。

注意：

1）第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個(gè)群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱呼。

2）寫正文的時(shí)候，把最重要的事情放在最前面，簡單的問候之后「直奔主題 」。

3）能用簡單句的時(shí)候不用復(fù)雜句，能用簡單詞匯的時(shí)候不用復(fù)雜詞匯。郵件內(nèi)容力求簡潔明了，表述準(zhǔn)確。如非必要，郵件盡量不要寫的很長，也不要分很多段落，一般三四段即可。

4）如果郵件涉及信息比較多，可以按要點(diǎn)進(jìn)行編號，12345分條敘述，這樣表達(dá)更清楚。重要內(nèi)容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過多，最好不要超過3種。

5）郵件最后要對收件人表示感謝，如果郵件開頭已經(jīng)說過感謝的話語，結(jié)尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應(yīng)開頭。

4、禮貌結(jié)束語。

1）郵件結(jié)尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些，適合所有場合。

5、寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

? ? ? ?其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、郵件不能亂寫要遵守一些規(guī)則

1、最重要的就是準(zhǔn)確

由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。

2、不要寫廢話

簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。?

在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語

3、內(nèi)容完全

商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像詢盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。

? ? ? ?4、表達(dá)清楚

商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：

5、要有禮貌

商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。

三、最后

隨著國際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會(huì)讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

商務(wù)英語電子郵件的書寫的格式你們都明白的了，內(nèi)容有點(diǎn)多，可以保存下來，下次寫郵件的時(shí)候可以派上用場了。