商務(wù)英語寫作有哪些基本要求？6大原則幫你搞掂商務(wù)英語寫作！

學(xué)習(xí)商務(wù)英語者都知道商務(wù)英語比一般的英語專業(yè)具有更強的專業(yè)性，特別是在寫作的時候，不僅僅是要求具備一定的英語基礎(chǔ)，還要熟悉掌握商務(wù)知識，從而能夠用商務(wù)詞匯去寫出要求的商務(wù)活動文章。所以，在練習(xí)商務(wù)英語寫作時，我們要清楚知道寫作過程有哪些基本要求。

商務(wù)英語寫作的基本要求有6大原則：

原則一：準(zhǔn)確(correctness)

從廣義上講，商務(wù)英語寫作的準(zhǔn)確性原則包括四層意義：

1、閱讀人能理解、接受的英語水平

2、使用精確措詞，傳達(dá)準(zhǔn)確信息

3、正確地使用語法和標(biāo)點符號

4、拼寫正確

(1)恰當(dāng)?shù)恼Z言風(fēng)格

我們在撰寫正式的商務(wù)英語寫作時，應(yīng)盡量使用正規(guī)的語言；而當(dāng)起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書信時，可使用較通俗的口語。請比較下面兩組例詞：

Formal

Informal

approximately

inquire

ascertain

obtain

assist

participate

construct

purchase

contribute

sufficient

difficult

utilize

About

Ask

find out

receive

help

share

build

buy

give

enough

hard

use

(2)準(zhǔn)確的措詞和信息

商務(wù)寫作離不開商務(wù)術(shù)語，一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔。商務(wù)英語寫作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。

(3)正確的語法和標(biāo)點符號

常見的標(biāo)點符號錯誤主要出現(xiàn)在逗號、冒號、省字號等。

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常見的語法錯誤一般出現(xiàn)在以下幾個方面：

①主謂之間的一致關(guān)系

②代詞與先行詞之間的一致關(guān)系

③懸垂句

④修飾語與被修飾語之間的一致關(guān)系

⑤狀語的位置

(4)正確的拼寫

原則二：清楚(Clarity)

寫作中要合理安排要點，運用正確的句型句法，突出重點，層次分明。

(1)邏輯布局(Logical Organization)

常用的邏輯布局方法包括：

①因果關(guān)系(Cause & Effect)

②時間順序(Chronological Development)

③序列順序(Sequential Development)

④比較(Comparison)

⑤一般到特殊(From General to Specific)

⑥特殊到一般(From Specific to General)

(2)合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

在商務(wù)英語寫作中，應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長度，把各種長句、短句、簡句、復(fù)雜句等最佳組合成長度恰當(dāng)?shù)亩温?。請看例句?

Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

(3)統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)

一篇商務(wù)寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進(jìn)行論證，而在每一個段落中又都有一個主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進(jìn)行論證，全文就這樣一步進(jìn)一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應(yīng)，首尾連貫。

(4)強調(diào)(Emphasis)

在商務(wù)英語寫作中，有時需要強調(diào)某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。

(5)避免采用模糊的語句(ambiguous sentence)

注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近

原則三：簡潔(Conciseness)

簡潔是現(xiàn)代商務(wù)英語寫作的發(fā)展趨勢，是在保證內(nèi)容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務(wù)英語寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。

(1)用簡潔的語言(Use simple language)

盡量使用??????????????????????????避免使用

please??????????????????????????? will you be good enough to

because?????????????????????????? for the reason that

ask?????????????????????????????? request

buy???????? ??????????????????????purchase

need????????????????????????????? request

do??????????????????????????????? accomplish

letter??????????????????????????? ??communication

(2)少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)

下表列出的是一些常見的陳詞濫調(diào)：

in the near future

it has come to my attention

at your earliest possible convenience

avail yourself of this opportunity

don' t hesitate

take the liberty to

due to the fact that

thanking you in advance

enclosed herein

with kindest regards

(3)避免冗長的表達(dá)方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

請看下表中的兩組例子，比較一下修改前與修改后的差別。

Wordy

Concise

We would like to

A long period of time

I expected it to be

During the year of 1995

For the development of

Square in shape

During the time that

please

a long time

expected

during 1995

for developing

square

while

(4)刪改無關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)

如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。如下面句子中的劃線部分被刪去后并不影響句子的原義：

It should be noted that this is the best we can do。

(5)多使用主動語態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思

請比較下面兩個句子:

Payment of their accounts will be made by Johnsons next week．

Johnsons will pay their accounts next week．

原則四：具體(Concreteness)

商務(wù)英語寫作要求內(nèi)容書寫得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語言，直接了當(dāng)?shù)貍鬟f信息，說明問題，切忌籠統(tǒng)模糊。

(1)盡可能地提供明確、具體的信息。

(2)使用具體詞匯，避免使用抽象的詞匯，因為抽象的詞匯往往令人感覺模糊籠統(tǒng)。

原則五：完整(Completeness)

商務(wù)英語寫作的內(nèi)容務(wù)必完整周密，任何要點的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。

原則六：禮貌(Courtesy)

商務(wù)英語寫作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對方的態(tài)度

以下是幾條有助于禮貌的寫作方法：

1.使用禮貌友好的詞匯

2.體諒對方的寫作態(tài)度

3.措辭得體

4.避免使用有性別歧視之嫌的詞語

5.及時答復(fù)

以上就是商務(wù)英語寫作時的六大原則，牢記住著六大原則，商務(wù)寫作基本不會有什么問題。若覺得自己的理解會有錯漏，你也可以選擇報班，通過專業(yè)老師的指導(dǎo)下，制定一對一的商務(wù)英語學(xué)習(xí)方案，提升自身的商務(wù)英語水平，這也是學(xué)習(xí)商務(wù)英語最佳的選擇。