英外貿(mào)英語中最難學(xué)的一塊就是外貿(mào)函電,它是一種商務(wù)信件,簡單來說就是通過郵件或傳真談?wù)摻灰?。寫外貿(mào)英語函電是外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作之一,然而真正能寫好函電的業(yè)務(wù)員并不多。因?yàn)閷懞娦枰鷮?shí)的外貿(mào)英語基礎(chǔ),還要遵循固定的格式,并且要注意用詞用句傳達(dá)出的語氣。為了有助于一些初入外貿(mào)行業(yè)的新人能有一個好的開始,外貿(mào)英語函電怎么寫?本文總結(jié)了一些必須注意的要點(diǎn)。
一、外貿(mào)函電的宗旨是把事情說清楚
因?yàn)槊總€人的英語水平不同,所以每個人對郵件的理解不同。很多外貿(mào)新手收到客戶的郵件,根本無法用簡潔的語言解釋和回復(fù)清楚客戶的問題。這樣勢必會讓客戶感覺你并不是個專業(yè)的外貿(mào)業(yè)務(wù)員,從而喪失與你合作的安全感。而有些英語水平很好的人因?yàn)槟X海里有大量的詞匯,他們會陷入反復(fù)思考中,為了把外貿(mào)函電寫得漂亮高級,用上很多壓韻的詞,有些詞甚至連客戶都看不懂。當(dāng)你覺得自己的郵件寫得最標(biāo)準(zhǔn)、最完美的時候,恰恰是需要客戶去適應(yīng)你,這是很不成熟的做法。所以寫外貿(mào)英語函電并不需要寫的多漂亮,用詞多高級,只要能把事情說清楚就可以了。
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二、須把握寫函電的語氣
很多外貿(mào)新手剛開始做業(yè)務(wù)的時候,覺得客戶是上帝,我要把客戶維護(hù)好,所以寫的郵件語氣非常弱勢,類似于懇求客戶。這種弱勢其實(shí)就會給客戶心理上的無限優(yōu)勢??蛻舴炊鴷粩嗟厮魅?,一步步施壓。所以新人剛開始寫郵件給客戶不需要很弱勢,只要用自己的專業(yè)知識,抱著最真實(shí)的心態(tài)去處理郵件就好了,真誠才是打動客戶的利器。
二、回復(fù)函電的時間和節(jié)奏
初步和客戶建立聯(lián)系的時候,業(yè)務(wù)員應(yīng)該適當(dāng)控制郵件的頻率,更注重郵件的質(zhì)量,因?yàn)檫@個時期客戶是在篩選階段,要給他足夠的時間選擇,但必須表現(xiàn)出自己的專業(yè)度和可靠度。當(dāng)知道客戶要到下單的階段時,進(jìn)度就要加快,畢竟打鐵需趁熱。對客戶的需求加快頻率會讓客戶覺得你很干練、專業(yè)、可靠。最后等待客戶付款的階段不用去催,但當(dāng)天郵件一定要當(dāng)天回復(fù),這是一種專業(yè)的表現(xiàn)。
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